LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
La comunicación organizacional es el conjunto de acciones, procedimientos y tareas que se llevan a cabo para transmitir o recibir información a través de diversos medios, métodos y técnicas de comunicación interna y externa con la finalidad de alcanzar los objetivos de la empresa u organización.
A través de la comunicación organizacional se establecen estrategias de desarrollo, productividad y relaciones internas y externas a fin de obtener un mejor desempeño por parte del recurso humano, por lo que su finalidad se relaciona con los logros, éxitos o fracasos de una empresa u organización.
A su vez, la comunicación organizacional permite que los procesos internos de trabajo se desarrollen correctamente, exista un óptimo clima de trabajo y se alcancen los objetivos propuestos.
Para establecer la gestión eficaz y eficiente de una empresa u organización, la comunicación es una herramienta de vital importancia. Es un medio que permite conocer los logros, los alcances o solucionar las dificultades de las personas que trabajan en los diferentes departamentos de una empresa.
Tipos de comunicación organizacional
Comunicación interna
A través de la estructura de la empresa u organización, facilita el proceso de comunicación para el personal con el objeto de:
- Promover la comunicación entre el personal.
- Facilitar la integración entre el personal y la organización.
- Fortalecer la cohesión del personal.
- Contribuir y facilitar espacios para el intercambio de información.
Comunicación externa
Consiste en diseñar y transmitir información desde la empresa u organización para el público, comunidad o sociedad, a través de los diferentes canales de comunicación para mantener las relaciones externas o públicas.
- Dan a conocer los bienes o servicios que se producen en la empresa a través de publicidad, donaciones o patrocinio.
- Se sostienen las relaciones con instituciones gubernamentales para llevar a cabo pago de impuestos y estar constantemente actualizado ante las responsabilidades legales a cumplir.
- Se mantienen las relaciones inconstitucionales a fin de formalizar alianzas, desarrollar proyectos o estrategias de mercado.
Comunicación escrita
Se caracteriza por transmitir mensajes concretos y claros. A su vez proporciona un respaldo a la empresa porque queda un registro o referencia de los que se comunica. Algunos ejemplos son los boletines internos, convocatorias, encuestas o memorándum.
Comunicación oral
Este tipo de comunicación se caracteriza porque existe la probabilidad de que la información no se entienda del todo bien y se generen dudas o malos entendidos. Puede ser formal al realizarse una reunión, asamblea o conferencia, o informal si es una conversación ocasional entre compañeros de trabajo.
Por otra parte, los avisos, murales o señalizaciones forman parte de la comunicación organizacional no verbal.
Flujos de comunicación
Comunicación descendente
La información se transmite desde las altas jerarquías hacia los demás subordinados. Forma parte de la cultura organizacional de las empresas de autoridad centralizada. Se comunican las tareas u obligaciones según el orden de las demás dependencias y sus responsabilidades. Esta comunicación se da a través de informes, memorándum, cartas, entre otros.
Comunicación ascendente
La información es aportada desde los niveles de jerarquía más bajos o por parte de los subordinados, hasta las dependencias más altas o los jefes. Esto es posible cuando se toma en cuenta la importancia de la comunicación que aportan los trabajadores como una forma de retroalimentación de lo que ocurre en la empresa. Esta comunicación se da a través de llamadas telefónicas, reuniones periódicas, entrevistas, entre otros.
Comunicación horizontal o cruzada
Es la que se establece entre miembros que tienen niveles de jerarquía similares. Se caracteriza por transmitir la información con mayor rapidez, coordinar actividades, solucionar problemas o tomar decisiones sobre algún departamento. Esta información se comunica a través de reuniones, trabajo en equipo, vía telefónica, entre otros.
Barreras de la comunicación organizacional
Muchas empresas deben sus logros, alcances o fracasos a la comunicación organizacional. Por tal razón es muy importante comunicar y transmitir información clara y precisa que esté al alcance de todos los trabajadores y que llegue a través de los diferentes canales de información.
Sin embargo, existen diversas barreras en la transmisión de información que se pueden originar desde el emisor, un mensaje confuso, el receptor o en la retroalimentación de la información, lo que puede ocasionar diversos problemas.
- Transmitir información confusa o poco precisa.
- Distorsión del mensaje a medida que se va transmitiendo por los diversos canales de comunicación.
- Pérdida de información por parte de quienes la comunican.
- Ofrecer información demás o innecesaria.
- Si es un mensaje no escrito, se puede distorsionar su contenido.
- Fallas de las herramientas tecnológicas: redes internas, sistemas colapsados.
- Barreras de contexto internacional por obstáculos como el idioma o expresiones culturales.
ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
1. El comunicado tradicional murió
Forbes dice que, a menos que tu empresa sea Apple o que tengas un producto realmente innovador, vas a desperdiciar tiempo y recursos escribiendo comunicados de prensa intentando que los periodistas los traten como noticias. La tendencia en comunicación organizacional es encontrar nuevas formas de hacer noticias, usando las redes sociales, videos e influenciadores digitales.
2. Liderazgo del pensamiento
El liderazgo del pensamiento es una tendencia de marketing en la que ejecutivos y empresas se posicionan como líderes en sus sectores. Esto genera grandes oportunidades para pensar en tácticas y campañas de comunicación organizacional.
3. La amplificación del contenido será más crítica
Existen actualmente numerosos canales para promover un mensaje, pero debes saber cómo aprovechar y ampliar tu contenido para lograr más audiencia.
Todo comienza con la calidad de lo que le entregas a tu público. Cuando tienes un buen contenido, amplificarlo para un público al que quieres llegar se torna mucho más fácil.
Además de redes sociales, incluye nuevos formatos para generar leads, como infográficos y artículos en el blog de la empresa, siempre respetando las particularidades del canal.
4. Contenido para combatir a la propaganda negativa
Para combatir a los haters (odiadores, en traducción libre) de internet, debes preparar a tu equipo en las mejores prácticas para tratar con personas, situaciones y experiencias negativas, buscando evitar que se conviertan en una pesadilla de las relaciones públicas. Ignorar a las personas que hablan mal de tu empresa puede ser perjudicial.
5. Gestión de la reputación online
Cuando distribuyas una información entre periodistas, estos profesionales seguramente se informarán sobre ti y sobre lo que hace tu empresa. Si no hay mucha información disponible en la web (o si el contenido es negativo), lo más probable es que no presten atención a lo que quieres informar. Para evitar esto, administra tu reputación online creando y publicando contenido de calidad.
6. Trabaja con influenciadores, no seguidores
Es mejor tener una red de seguidores ligeramente menor, pero de mayor calidad y que ama tu marca y el contenido que generas, antes que tener muchas más personas siguiendo las novedades sin compromiso. Concéntrate en convertirte en una influencia para el público de tu sector, desarrollando una red fiel y comprometida de seguidores.
7. Creación de contenido pago
La promoción de contenido pago y la publicidad en las redes sociales pueden ayudarte en la estrategia de comunicación organizacional al promover contenidos innovadores que has creado con el fin de llegar a tu audiencia.
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REFERENCIAS
